Sabe Priorizar prioridades no trabalho? Você Já chegou no trabalho, olhou para sua lista de tarefas e sentiu que seria impossível dar conta de tudo? Esse sentimento de sobrecarga é comum, mas a solução pode ser mais simples do que você imagina.
Recentemente, em uma reunião sobre eficiência, lembrei de uma lição valiosa que aprendi lá em 2001 [00:11], quando trabalhava na arte final de uma gráfica. O volume de ordens de serviço (OS) era tão grande que parecia humanamente impossível finalizar em um único dia. Foi então que uma colega, a Marcinha, me ensinou o método que utilizo até hoje, aos 47 anos, para manter minha produtividade no topo [03:15].
O Método dos Três Grupos
A estratégia consiste em dividir todas as suas pendências em três categorias claras:
- Urgente: Aquilo que precisa de atenção imediata e tem prazos críticos.
- Não Urgente: Tarefas importantes, mas que podem esperar o fluxo principal.
- A Regra dos 5 Minutos: Tarefas que, independente da urgência, você consegue resolver de forma extremamente rápida [01:58].
Por que os “5 minutos” vêm primeiro?
A grande sacada desse método não é focar no que é mais difícil primeiro, mas sim no que é mais rápido. No vídeo, eu conto como separei as tarefas de 5 minutos e as executei antes de qualquer outra coisa [02:15].
Existem dois benefícios principais nisso:
- Alimentação do Fluxo: Ao resolver rapidamente as tarefas de 5 minutos, você despacha o serviço para a próxima etapa (como a produção de uma gráfica ou outro setor da empresa), mantendo a “máquina” girando [02:37].
- Alívio Mental: Tirar o “peso das costas” ao ver o número de pendências diminuir drasticamente logo no início do dia gera um impulso psicológico de vitória [02:29].
Resultado Real: De Impossível a Finalizado
Naquele dia na gráfica, seguindo essa ordem — primeiro os 5 minutos (mesmo os não urgentes), depois o Urgente e, por fim, o restante — o que parecia impossível foi concluído às 15:30 [02:53].
Como Aplicar Hoje no Seu Trabalho
Para aumentar sua eficiência agora mesmo, faça o seguinte exercício:
- Liste tudo o que você tem para fazer.
- Identifique o que é Urgente e Não Urgente.
- Circule tudo o que você resolve em 5 minutos.
- Ação: Mate todas as tarefas de 5 minutos imediatamente. Você vai perceber que a pilha de problemas vai diminuir e o seu foco para as tarefas complexas será muito maior [03:08].
Se você quer ver a explicação completa e os detalhes dessa história, assista ao vídeo original no meu canal:
Assista ao vídeo: Urgente, NÃO Urgente e 5 minutos. Priorizar as prioridades.
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